Seit 1994 wird der Archivbestand der Volksliedwerke in einer Datenbank erfasst. Die Voraussetzungen für dieses Archivprogramm wurden von Gerlinde Haid geschaffen. Sie initiierte und leitete in ihrer damaligen Funktion als Generalssekretärin des Österreichischen Volksliedwerkes eine jahrelange Diskussion von Fachleuten aus dem In- und Ausland, mit dem Ziel, eine einheitliche Archivierung der vielfältigen Sammelbestände der Volksliedarchive in Österreich zu erreichen. Diese Systematisierung zur österreichischen Volksmusik beinhaltet gemeinsam vereinbarte und anerkannte Definitionen und spiegelt das Forschungsfeld der Volksmusik wider.

In den Jahren 2000-2003 wurde im Rahmen des IT Initative efit culture - Projektes des bm:bwk "Aufbau eines Informationsnetzes zur Volkskultur in Österreich" ein Verbund aus den Datenbanken der Kataloge der einzelnen Bundesländervolksliedarchive und des Zentralarchivs aufgebaut. Das Archiv des Referates Volksmusik im Institut für Musikerziehung in deutscher und ladinischer Sprache war der erste Partner im Ausland.
Dieser virtuelle Datenbankverbund erlaubt eine Recherche in allen angeschlossenen Katalogen. Es besteht die Möglichkeit nach bestimmten Liedern, Liedinhalten, Noten, Tänzen, Tonaufnahmen, Bildern, Fachartikeln und Büchern zur Volksmusik bzw. -kultur zu suchen. Auch für uns stellt das Material der Archive die Basis jeglicher Arbeit dar, egal ob Notenheft oder CD-Produktion, Veranstaltungsvorbereitung oder wissenschaftliche Recherche.
Die mit der Datenbank verbundene Dokumentation erfüllt somit die Forderung, die zur Gründung des Österreichischen Volksliedunternehmens 1904 führte. Nicht zuletzt ist hier auch das Ziel die Bewahrung des immateriellen kulturellen Erbes zu sichern, erfolgreich geschehen. In Zukunft liegt unser Augenmerk darin, dass man in der Datenbank Ton- und Bildmaterial nicht nur aufrufen, sondern auch ansehen und anhören kann. Hier bedarf es jedoch sowohl rechtlicher als auch finanzieller Vorarbeiten. Auch inhaltlich wollen wir die Datenbank noch ausgereifter an die User anpassen.